Hướng dẫn quy trình làm Xuất nhập khẩu TỔNG QUAN – CÔ ĐỌNG NHẤT

Nếu các bạn là những người mới bắt đầu học về Xuất nhập khẩu – Logistics, nếu các bạn vẫn chưa có kinh nghiệm và chưa biết làm thế nào để xuất nhập khẩu một lô hàng, thì hãy đọc bài viết dưới đây của trung tâm đào tạo chứng chỉ xuất nhập khẩu – LOGISTICS MASIMEX. Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn làm xuất nhập khẩu một lô hàng một cách tổng quan và dễ hiểu nhất.

Mục lục

Hướng dẫn làm thủ tục Nhập khẩu cho người mới

Nhập khẩu bao gồm rất nhiều loại hình khác nhau (tạm nhập tái xuất, gia công, mua bán đối lưu, …) tuy nhiên bài viết dưới đây sẽ chỉ đề cập đến loại hình phổ biến nhất là nhập kinh doanh.

Nhập kinh doanh nghĩa là bạn sẽ nhập thành phẩm về để buôn bán, kinh doanh trong nước hoặc nhập nguyên liệu về để sản xuất. Tương ứng với 2 kiểu nhập kinh doanh này sẽ có 2 mã loại hình tương ứng là A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng) và A12 (Nhập kinh doanh sản xuất).

Các bước để nhập khẩu một lô hàng:

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Để đảm bảo hàng hóa có thể lưu thông được ở thị trường trong nước, các mặt hàng nhập khẩu đều phải có sự chọn lọc kỹ lưỡng. Cần kiểm tra xem hàng hóa có thuộc một trong số những loại sau hay không:

Bước này là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng mà bạn cần phải hết sức lưu ý. Việc xác định đúng chính sách mặt hàng ngay từ đầu sẽ giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng về đúng như dự kiến, không phát sinh vấn đề sau này.

Bước 2: Tìm nhà cung cấp

Làm thế nào để bạn có thể tìm được nhà cung cấp? MASIMEX sẽ chỉ ra cho bạn một số nguồn sau đây:

Vấn đề không phải ở việc bạn tìm nhà cung cấp ở đâu, mà vấn đề là ở chỗ bạn xác minh độ uy tín của nhà cung cấp đó như thế nào. Hiện nay, có rất nhiều công ty ảo trên thực tế và để xác minh, bạn có nhiều cách khác nhau, nhưng lời khuyên của mình là, nếu bạn có cơ hội, hãy đến tận xưởng của họ để biết xem công ty đó và sản phẩm đó là có thật hay không.

Bước 3: Đặt hàng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, bạn sẽ tiến hành đặt hàng. Đơn đặt hàng thông thường sẽ được gửi qua email. Trong đơn đặt hàng cần ghi rõ các nội dung sau:

Bước 4: Ký kết hợp đồng ngoại thương, thanh toán và thuê tàu

Hợp đồng ngoại thương là một chứng từ rất quan trọng trọng mua bán hàng hóa quốc tế. Hiện nay, có rất nhiều mẫu hợp đồng ngoại thương rất đầy đủ mà bạn có thể tìm kiếm trên mạng. Tuy nhiên, một số điểm trong hợp đồng mà bạn phải lưu ý là:

Sau khi đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng xong, bạn sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho đối tác. Tùy vào thời hạn và phương thức thanh toán đã thương lượng, bạn sẽ làm các thủ tục để trả tiền cho công ty xuất khẩu. Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau và việc lựa chọn cách thức nào còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Do đó, hãy cân nhắc thật kỹ để đàm phán thời hạn và cách thức có lợi nhất cho cả hai bên.

Đối với việc book tàu, tùy thuộc vào điều kiện Incoterms mà người thuê tàu có thể là người xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới và chưa có kinh nghiệm trong việc thuê tàu thì lời khuyên của mình là hãy thông qua một công ty Forwarder, họ sẽ giúp bạn tìm kiếm một lịch tàu phù hợp trong thời gian nhanh nhất và chi phí tối ưu nhất.

Bước 5: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Bộ chứng từ sẽ bao gồm:

Bộ chứng từ gốc này thông thường sẽ do người bán gửi cho người mua sau khi hàng lên tàu tại cảng xếp hàng. Cần kiểm tra thật kỹ thông tin có trên các chứng từ, đảm bảo nó phải thống nhất với nhau. Bởi vì một sự sai khác trên chứng từ thôi cũng khiến lô hàng của bạn không được hưởng những ưu đãi về thuế quan nữa.

Bước 6: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Như đã đề cập ở bước 1, đối với một số mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành theo quy định của nhà nước thì bạn phải đăng ký sớm nhất có thể, tránh để trường hợp hàng về đến cảng rồi mà vẫn chưa đăng ký được, khiến hàng bị giữ ở cảng, không về kho theo đúng dự định.

Đối với hồ sơ và thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành, quy định của từng bộ ngành là khác nhau, nên bạn có thể tự tìm hiểu thông tư, nghị định của từng cơ quan để thực hiện cho đúng.

Bước 7: Truyền tờ khai Hải quan

Thông thường, sau khi có giấy báo hàng đến, bạn sẽ tiến hành truyền tờ khai Hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS. Để truyền được trên đây, doanh nghiệp của bạn phải có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan. Về vấn đề khai truyền tờ khai, đây là vấn đề kỹ thuật, do đó, chỉ cần bạn làm nhiều thì sẽ quen.

Tốt nhất, khi mới bắt đầu truyền tờ khai, hãy hỏi kinh nghiệm của các anh chị đi trước, để thực hiện cho đúng, hoặc tham khảo các khóa học xuất nhập khẩu hải quan của các trung tâm về Xuất nhập khẩu – Logistics. Việc sai sót trong truyền tờ khai đôi khi sẽ khiến bạn bắt buộc phải hủy tờ khai hoặc kéo về để sửa, rất mất thời gian.

Sau khi khai báo, tờ khai của bạn sẽ được cấp số và phân luồng. Tùy thuộc vào việc tờ khai của bạn rơi vào luồng nào, lô hàng của bạn có thể không phải kiểm tra gì cả, hoặc chỉ phải kiểm tra giấy tờ, hoặc cả hai. Do việc khai hải quan này đôi khi khá rắc rối, nên nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hình thức thông qua Forwarder để nhờ họ khai báo giúp mình.

Bước 8: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (Delivery Order) là một chứng từ do hãng tàu hoặc công ty Forwarder phát hành để yêu cầu đơn vị đang giữ hàng ở cảng hay ở kho giao hàng cho chủ hàng.

Khi đi lấy lệnh giao hàng, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Đối với hàng cont, bạn cần phải hết sức lưu ý đến thời hạn miễn phí lưu cont. Nếu đã hết thời hạn, bạn cần phải đóng thêm tiền gia hạn lưu cont. Do đó, nếu bạn càng lâu lấy được hàng ra khỏi cảng thì phí lưu cont sẽ càng cao.

Bước 9: Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan, nộp thuế, thông quan tại cảng

Như mình đã nói ở trên, sau khi truyền xong, tờ khai của bạn sẽ được phân luồng. Tùy thuộc luồng nào, hồ sơ cần thiết để làm thủ tục Hải quan cũng sẽ khác nhau. Cụ thể:

Lô hàng của bạn sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra gì thêm. Nhiệm vụ của bạn chỉ là nộp thuế cho lô hàng, in tờ khai và làm thủ tục với Hải quan giám sát dưới cảng để kéo hàng về. Tuy nhiên, để dự phòng trường hợp bị hỏi, bạn vẫn nên chuẩn bị một số chứng từ cơ bản như Invoice, Packing list, Vận đơn, …

Khi rơi vào luồng này, Hải quan sẽ chỉ tiến hành kiểm tra hồ sơ của bạn mà không kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi đó, bộ hồ sơ của bạn sẽ gồm:

Vậy nếu tờ khai của bạn luồng vàng, thì sẽ có các trường hợp nào xảy ra?

Lô hàng có tờ khai luồng đỏ thì sẽ vừa bị kiểm tra hồ sơ, vừa bị kiểm tra thực tế hàng hóa. Nói chung, nếu rơi vào luồng này hoặc bị bẻ sang luồng này, bạn phải xác định mình sẽ mất thêm thời gian và chi phí.

Bước kiểm tra hồ sơ cũng tương tự như ở luồng vàng, nếu bạn thiếu thông tin gì Hải quan sẽ yêu cầu bạn kéo tờ khai về sửa cho đúng. Sau khi kiểm tra giấy tờ xong, hàng của bạn sẽ chuyển sang kiểm hóa. Mức độ kiểm tra lô hàng tùy thuộc vào sự đánh giá của Hải quan, có thể là 5%, 10% hoặc toàn bộ lô hàng.

Sau khi kiểm hóa xong, tờ khai sẽ được thông quan.

Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý nộp thuế cho lô hàng. Việc nộp thuế có thể được thực hiện ngay sau khi truyền tờ khai hoặc lúc làm thủ tục, miễn là trước khi thông quan kéo hàng về kho. Các loại thuế mà bạn thường phải nộp là:

Xem thêm: Phân luồng tờ khai hải quan

Bước 10: Lấy hàng

Bạn chỉ được phép lấy hàng khi có Lệnh giao hàng và Tờ khai Hải quan đã thông quan. Bạn phải liên hệ được với các nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp kho và thời gian để nhận hàng. Sau khi bộ nhận Operation hiện trường làm xong thủ tục thông quan và các thủ tục với Hải quan giám sát, họ sẽ đưa biên bản bàn giao cho lái xe để đưa hàng về kho của bạn.

Như vậy là đã kết thúc quy trình nhập khẩu một lô hàng. Nhìn chung, bạn phải qua khá nhiều bước mới nhập được hàng về, trong đó có những công đoạn rất phức tạp. Lời khuyên của mình là nếu bạn mới bắt đầu làm Xuất nhập khẩu, hãy qua một bên Forwarder, họ sẽ làm giúp bạn các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ Hải quan, khi đó việc còn lại bạn cần làm sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Xem thêm: Quy trình hàng nhập khẩu (Chi tiết với 1 doanh nghiệp Nhập khẩu)

Hướng dẫn làm thủ tục Xuất khẩu cho người mới

Tương tự như nhập khẩu, xuất khẩu cũng có nhiều loại hình khác nhau. Để cho các bạn dễ hiểu, bài viết này của MASIMEX sẽ chỉ đề cập đến loại hình xuất kinh doanh.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

Giống như nhập khẩu, đối với xuất khẩu bước này cũng cực kỳ quan trọng. Hàng hóa xuất khẩu cũng chịu sự quản lý của nhà nước, do đó bạn cần kiểm tra lại xem:

Bước 2: Lựa chọn thị trường xuất khẩu và đối tác

Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, việc lựa chọn thị trường xuất khẩu đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định thành bại trong kinh doanh.

Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài, bạn cần tập trung vào một số vấn đề như: dung lượng thị trường, nhu cầu về sản phẩm, điều kiện về chính trị, kinh tế, xã hội, luật pháp, …Đối với các đối tác bạn cần quan tâm đến hình thức tổ chức của đối tác, khả năng tài chính, uy tín của đối tác, lĩnh vực ngành nghề kinh doanh và thiện chí của họ, …

Sau khi đánh giá các yếu tố trên, bạn sẽ quyết định được thị trường và đối tác nhập khẩu hàng của bạn.

Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Hiện nay, thực tế các bên trong mua bán quốc tế thường ở các quốc gia khác nhau nên việc đàm phán thông qua gặp gỡ trực tiếp là rất khó khăn. Hình thức đàm phán phổ biến hiện nay là thông qua thư từ điện tín hoặc điện thoại. Quá trình đàm phán sẽ càng thuận lợi cho bạn nếu như trước đó bạn đã chuẩn bị kỹ càng các chiến lược và chiến thuật đàm phán thương mại. Sau khi hai bên đã thương lượng xong, hợp đồng ngoại thương sẽ được ký kết. Đây là một trong những chứng từ rất quan trọng trong thương mại quốc tế.

Bước 4: Xin giấy phép xuất khẩu

Như mình đã đề cập ở trên, sẽ có một số mặt hàng thuộc danh mục xuất khẩu có điều kiện, do dó trước khi xuất khẩu đi nước ngoài, bạn phải xin giấy phép từ các bộ, ban, ngành có liên quan. Quy trình, thủ tục, giấy tờ và hồ sơ sẽ được quy định cụ thể trong thông tư hướng dẫn của các bộ, các bạn có thể tra cứu trên Internet.

Bước 5: Thuê tàu và lấy cont rỗng

Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms (Xem ngay: Incoterms mới nhất) mà các bạn đã thỏa thuận trong hợp đồng, nếu là nhóm C, D, người xuất khẩu sẽ là người đi thuê tàu, các nhóm còn lại, người nhập khẩu sẽ đi thuê tàu. Thông thường, để việc thuê tàu đạt hiệu quả và tối ưu nhất, các nhà xuất khẩu hiện nay thường đi qua một bên Forwarder, nhờ họ book và làm thủ tục Hải quan.

Nếu bạn là người thuê tàu, sau khi booking, bạn sẽ ra cảng để đổi lấy booking confirmation. Việc này giúp hãng tàu xác nhận được là bạn đã đồng ý lấy container và seal. Nếu người nhập khẩu là người đi thuê tàu, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking.

Bước 6: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

Từ thông tin trên booking, bạn sẽ kéo cont rỗng về kho của bạn để đóng hàng. Trong quá trình đóng gói, bạn phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng (shipping mark). Các thông tin thường bao gồm: tên hàng, tên và địa chỉ công ty xuất khẩu, tên và địa chỉ công ty nhập khẩu, xuất xứ, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…), …

Bước 7: Làm thủ tục Hải quan

Như mình đã viết ở trên, việc truyền tờ khai của hàng xuất cũng tương tự như hàng nhập. Nếu bạn tự làm hết thì nhớ hỏi kinh nghiệm của các anh chị đi trước để tránh mắc phải những sai sót không đáng có nhé. Còn nếu như bạn làm thông qua một Forwarder thì việc này khá đơn giản vì bên này sẽ làm hết cho bạn.

Sau khi truyền tờ khai Hải quan, hệ thống sẽ cho ra luồng của tờ khai. Tùy thuộc vào luồng khác nhau mà thủ tục cũng có đôi chút khác nhau

Đối với luồng này, tờ khai của bạn sẽ được thông quan luôn mà không cần kiểm tra hồ sơ hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Bạn chỉ cần đến Hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:

Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu.

Đối với tờ khai luồng vàng thì Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn. Tương tự như hàng nhập, nếu Hải quan thấy có sự sai khác hoặc thiếu sót, họ sẽ yêu cầu bổ sung hoặc giải trình. Nếu bổ sung đầy đủ, tờ khai của bạn sẽ được thông quan. Nếu không giải trình được, rất có thể tờ khai của bạn sẽ bị bẻ sang luồng đỏ.

Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ. Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công. Nếu có nhiều lỗi sai nặng, bạn sẽ bị xử lý vi phạm, còn nếu lỗi nhỏ, Hải quan sẽ yêu cầu bạn sửa hồ sơ cho đúng. Sau khi hoàn thành xong quá trình kiểm hóa, tờ khai của bạn sẽ được thông quan.

Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai, mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.

Như vậy là quá trình xuất khẩu một lô hàng của bạn đã được hoàn thành. Nhìn chung xuất hàng sẽ thường dễ hơn nhập hàng. Chính sách mặt hàng xuất khẩu hiện nay của nước ta vẫn đang rất thoáng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp xuất đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình.

Bài viết trên đây của MASIMEX đã hướng dẫn tóm tắt cô đọng nhất các bước cơ bản để bạn có thể làm xuất nhập khẩu một lô hàng đơn giản. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc.

Tuy nhiên, trong thực tế, một lô hàng sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề, chưa kể đến những loại hàng đặc biệt… Hãy đăng ký ngay khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại MASIMEX để được tìm hiểu sâu hơn nữa những kiến thức thực tế thú vị trong ngành.

Giám đốc công ty cổ phẩn xuất nhập khẩu VnLogs với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Xuất nhập khẩu & Logistics – CEO trung tâm đào tạo Masimex – Admin của group trên Facebook: Cộng đồng Xuất nhập khẩu và Logistics Việt Nam.

Thông tin XNK