LÀM CS (CUSTOMER SERVICE) VÀ DOCS (DOCUMENTATIONS) CHO CÔNG TY FWD CÓ NHÀN KHÔNG?
Mọi người thường nghĩ rằng làm Cus, Docs công việc liên quan đến giấy tờ thường sẽ rất nhàn, chỉ cần làm SI (Shipping Instructions ) , làm vài cái Bill hay thi thoảng lên tracing lô hàng là xong.
Liệu thực tế có đúng như vậy??
Sau đây là trải nghiệm của 1 học viên tại Han Exim, bạn nói gì về nghiệp vụ này trong ngành! Cùng lắng nghe chia sẻ thực tế của cô gái này nhé:
– Là một cô gái mới chỉ có chút kinh nghiệm 2 năm làm cho công ty SX – Xuất Khẩu nhưng khi đảm nhận vị trí mới đã được làm hết Hàng Xuất, Hàng Nhập, Hàng Air, Hàng Sea, Trucking nội địa đặc biệt trên 80% khách hàng là hàng xuất đi Mỹ, hàng chỉ định.
– CS và Docs sẽ là 2 công việc riêng biệt nếu công ty có sự chuyên môn hoá, còn không thì 2 vị trí này sẽ gộp vào là 1.
1. Lấy Booking, Quotation
-Chuyện sẽ rất đơn giản chỉ cần đăng nhập ID, PW rồi lên web từng line điền thông tin rồi lấy booking về lấy giá là xong. Nhưng nếu có hàng chục hãng tàu, hàng chục hệ thống với các giao diện và các thông tin cần điền là khác nhau thì đấy lại là một vấn đề lớn.
Cosco, Yangming, WHL, EMC, MCC, MSC, Maersk, Hapag Lloy, One, SITC, KMTC, HMM, CMA, OOCL, Sinoko, Heung A, …..
– Mỗi line còn chia ra từng Office , Hồ Chí Minh và Hà Nội lại có link đăng nhập riêng. Trong mỗi link đăng nhập lại chia ra thành Booking qua hệ thống thường và Booking thông qua link Quote giá.
– Nếu Line chưa có hệ thống thì sẽ email, email thì nội dung viết như nào, gửi cho ai và CC cho ai phải nhớ đặc điểm của từng bên.
– Bk chưa đủ còn phải nhớ đặc điểm của từng line về phí cancel fee để nhắc Sales. Có line Bk xong không đi được báo lại thì không có vấn đề gì. Nhưng có những line Bk xong không kịp di phí cancel là 5% có line thì 300$, 600$..
– Có line được phép revised Bk nếu đi tàu này không kịp có thể linh động sang tàu khác là bình thường nhưng có line chỉ cần revised lát sau nhận luôn email CANCEL BOOKING.
– Để BK được còn phải nhớ tên hàng, HS code, GW của hàng trăm loại hàng, và hàng trăm mã cảng. Vừa làm chứng từ nhưng sales order cái phải ghi nhớ vào sổ ghi chép thật nhanh, khi sales nhắn tin thì phải học thuộc các ký hiệu. Nhiều khi sẽ có những bài kiểm tra đột xuất của trưởng phòng:
Ly hàng Glass của khách hàng A mã HS là gì nhỉ? Lúc ý phải ngồi đọc nhanh ngay: Hàng Glass HS code 70052990, GW 28T. Còn bao nhiêu khách nhớ sao cho kịp, liền tự làm cho mình bảng tổng hợp, in để ngay trước mặt, sếp hỏi thì có cái trả lời ngay :vv
Sales mà ghi như sau: Em ơi bk chị 1x20GP, HPH – JM KIN, ETD 13 AUG via EMC thì dịch ra nghĩa là:
Lấy 1 conts, 20 feet đi từ HPH (Hải Phòng) đến JM – Jamaica KIN là Kingston, dự kiến tàu chạy (Estimate Time Departure) là 13/08 qua hãng tàu Evergreen..Quote giá cũng tương tự.
2. Chuẩn bị chứng từ, kế hoạch trucking, CO, PHY, FUG
– Rà soát lại các BK xem hạn Cut off time còn nhắc khách gửi SI, VGM và hạ hàng cho kịp giờ. Có những line chỉ cần gửi file mềm là xong nhưng có line phải tự lên web submit, nếu Book Co-loader , phát hành HBL thì lại khác
– 1 ngày chỉ cần làm 1 Bill lại đơn giản quá nhưng nếu 1 ngày làm 10-30 Bill với đủ các loại mặt hàng và đủ các line thì sao. Có line submit muộn xin hãng thì không sao, có lines chỉ cần submit muộn 1 phút thì phí Late là hơn 400K/ 1 phút, có những Lines chỉ cần submit muộn coi như rớt hàng luôn. Áp lực dồn dập và bản thân phải tự tổng hợp và sắp xếp hoàn thành công việc.
– Khai Manifest cho hàng nhập, khai báo hải quan cho hàng muốn nhập vào một số nước đặc biệt như:
+ China thì cần khai AFS
+Nhật Bản là AFR
+ Mỹ là AMS, ISF
+ Canada ACI (đó là những phí đến hiện tại mình làm và được biết)
**Đặc biệt với hàng Mỹ mình đang đảm nhận việc khai báo AMS, ACI và ISF thật sự rất quan trọng, sai 1 li không biết hậu quả sẽ ra sao không được phép khai muộn. Ví dụ:
AMS Không được trễ hơn “24 tiếng trước giờ tàu mẹ khởi hành” và ISF không được trễ hơn 72h. Nếu AMS, ISF bị khai báo trễ hoặc quên khai báo hải quan Mỹ sẽ tiến hành phạt tiền trên mỗi lô hàng. Số tiền phạt mà hải quan Mỹ yêu cầu bên sai phạm phải trả là 5000 USD/lô hàng.
Việc phạt này có thể được hải quan Mỹ thông báo sau vài tháng hoặc cả 1 năm từ ngày hàng onboard. Mức tiền phạt sẽ cộng dồn tất cả lô hàng đã khai trễ trong thời gian đó.
Bạn có thể không nhận ra bạn đã mắc lỗi AMS,ISF dù hàng đã giao xong xuôi, đến khi hải quan Mỹ gửi thông báo phạt thì mới vỡ lở ra. Không đóng đủ tiền phạt, bạn không thể xuất khẩu các lô hàng sau vào Mỹ.
– Làm Bill xong check Bill, check chứng từ mỗi chứng từ có hạn và quy định có thể sửa riêng trong khoảng thời gian bao lâu, có hãng cho sửa, có hãng không thể sửa khi quá hạn, có hãng cho sửa thì phí khoảng 40-50$ + VAT/ 1 lần sửa.
– 1 lô hàng được coi là xử lý xong là khi khách nhận được hàng và không có bất cứ 1 phát sinh nào hết. Nhưng quá trình 1 lô hàng đi từ Việt Nam sang các nước không biết sẽ xảy ra 77, 49 chuyện gì.
Tàu delay, tàu bỏ sót phải chuyển tàu Feeder, đến cảng transit chuyển tàu mẹ, oái oăm hơn lô hàng 7 conts, 5 conts kịp đi tàu A 2 conts còn lại cho rớt đi sang tàu khác mà ko thấy thông báo gì có bực không. Nếu như không tracing liên tục sao biết vấn đề này. Mỗi thông báo gửi chậm thì đủ thứ tiền phát sinh
+ Tàu delay không báo sớm, khách đi lấy cont mà sau khi hãng tàu đã báo thì phải tự cho chịu phí DEM, DET
+ Tàu feeder đổi không báo sớm, khách khai hải quan rồi mà chưa vào sổ tàu, thanh lý tài khoản thì mặc định hãng ko support mình phải đi xử lý ngoài cho khách sửa tài khoản, thanh lý tài khoản để hàng được bốc lên tàu mới.
+ Tàu Mother đổi không báo sớm liên quan đến AMS, ISF không đùa được với hải quan Mỹ.
Mỗi ngày chỉ cần 5-10 lô hàng bị phát sinh những vấn đề trên thì không biết khối lượng công việc cần xử lý sẽ như thế nào. Chậm 1 phút cũng mất tiền đô, sai 1 ly cũng mất tiền đô, có khi còn không xuất được hàng nữa.
3. Hỗ trợ kế toán làm DN, IV cho khách trong và ngoài nước, và đi đòi nợ khách nước ngoài.
Check DN, làm thanh toán cho hãng tàu
Làm 1 Debit Note đâu phải nhanh, hàng chỉ định còn phải làm thành 2 DN, 1 DN OF ( Ocean freight cho khách nước ngoài), DN LCC ( Local Charge) at port cho nhà máy, shipper ở VN
Chưa kể khác biệt về địa lý và thời gian Mỹ và VN chênh nhau 12-14 giờ. Quá trình xác nhận DN mất 1 ngày, việc giục khách thanh toán cũng vậy. nếu muốn nhanh phải thức cùng giờ họ làm việc thì đánh đổi ngồi từ 23h – 2h sáng để nhắc khách confirm và thanh toán.
– Đó chỉ là 1 góc nhỏ công việc của CS & Docs của 1 công ty FWD, Logistics. Mọi người đừng bảo chứng từ nhàn lắm nhé. Nhưng mong sao tàu bè chỉ cần ổn định, không delay, không đổi tàu, không bỏ sót thì chứng từ sẽ nhàn hơn rất nhiều.
Trên đây chỉ là những cảm nhận trên góc độ cá nhân của mình khi trải nghiệm chứ không có ý định phán xét gì ạ . Dù là vậy em vẫn luôn yêu, luôn cố gắng với những công việc mình được nhận và luôn nỗ lực làm tốt nhất có thể.
#Feedback học viên
#Feedback thực tế
Nguồn: Phan Hương Ly- Học viên HAN EXIM
——————————————
CÔNG TY TNHH HAN EXIM
Tổ hợp dịch vụ Xuất nhập khẩu – Logistic thực chiến
Mobile: 096 5566 890 I 098 653 8963
Add: 41/49 Huỳnh Thúc Kháng, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam
Website: https://hanexim.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/bcqthaneximclub
